Personvernerklæring for eiendomsselskaper under forvaltning av Storebrand Asset Management, avdeling Storebrand Eiendom

Hvem er behandlingsansvarlig?

Behandlingsansvarlig er den som bestemmer formålet med behandlingen av personopplysninger. Det enkelte eiendomsselskap, representert ved sitt styre, er behandlingsansvarlig for personopplysninger som behandles i forbindelse med tjenester som tilbys brukere av bygg som er under forvaltning av Storebrand Eiendom.  Det administrative og operasjonelle ansvaret for etterlevelse av personvern for det enkelte eiendomsselskap er utkontraktert til Storebrand Asset Management AS avdeling Storebrand Eiendom. I denne personvernerklæringen finner du informasjon om hvorfor vi behandler personopplysninger, hvilke personopplysninger som behandles, hva som er det rettslige grunnlaget for behandlingen og hvilke rettigheter du har som er registrert hos oss. Personvernerklæringen gjelder for alle eiendomsselskaper som administreres av Storebrand Eiendom. 

For spørsmål du måtte ha om vår behandling av dine personopplysninger kan du kontakte vår personvernansvarlig på personvernombud@storebrand.no.
 

Hvorfor samler vi inn personopplysninger og hva slags informasjon samler vi inn?

 
Vi samler inn og bruker dine personopplysninger til ulike formål avhengig av hvem du er og hvordan vi kommer i kontakt med deg. Vi samler inn følgende personopplysninger til formålene angitt her: 

Kontraktsinngåelse, daglig drift og løpende oppfølgning med leverandører og leietakere

I forbindelse med inngåelse og administrasjon av kontrakter med leietakere og leverandører behandler vi personopplysninger om ansatte, kontaktpersoner hos leietakere og leverandører for kommunikasjon, fakturering og drift av systemer. Personopplysningene som samles inn er: navn, kontaktopplysninger, firmatilhørighet, kopi av legitimasjon. Det rettslige grunnlaget for behandlingen er oppfyllelse av avtale med den registrerte og berettiget interesse i å kommunisere med våre kontraktsparters kontaktpersoner og utføre oppdrag for våre kunder. Lagring og sletting følger de til enhver tid gjeldende lover. 
 

Etterlevelse av regulatoriske krav – anti-hvitvasking og antikorrupsjon

For å sikre overholdelse av norske og internasjonale regler om bekjempelse av hvitvasking av penger og korrupsjon kan vi utføre undersøkelser av eksterne tredjeparter som vi gjør forretninger med. Personopplysningene som behandles er for eksempel kontaktinformasjon, stilling, verv, eierskap og forretningsinteresser, samt resultatet fra våre undersøkelser. Behandlingsgrunnlaget for dette kan både være oppfyllelse av en rettslig forpliktelse og Storebrands berettigede interesse i å forebygge, avdekke, oppklare og håndtere bedragerier og andre straffbare handlinger mot et av selskapene våre. 
 

Adgangskontroll til våre eiendommer

Ansatte hos leietakere og andre som arbeider i eller besøker byggene blir opprettet i adgangskontrollen for å få verifisert tilgang til byggene. Personopplysningene som behandles er navn og kontaktinformasjon, firmatilhørighet, adgangsnivå og PIN kode, passbilde, passeringslogg og videobilder. Informasjonen behandles for å opprette adgangskort til personer som trenger det for å ha tilgang til våre eiendommer, for at vi skal ha oversikt over hvem som befinner seg på eiendommen, for at ikke uvedkommende skal ha adgang og av hensyn til sikkerheten både for eiendommer og menneskene som befinner seg der. Det rettslige grunnlaget for behandlingen er vår berettigede interesse i å sikre at kun ansatte og andre berettigede får tilgang til avlåste områder, å vite hvem som befinner seg i våre lokaler av sikkerhetsmessige grunner, forebygge og avdekke straffbare handlinger og sikring av våre bygg og verdier. Personopplysningene lagres i databasen for adgangskontrollsystemet så lenge kortet er aktivt. Ved innlevering av kortet slettes personopplysningene etter 30 dager. Lagringstiden for passeringer er 30 dager. Utlevering til uvedkommende skjer kun ved dokumentert rettslig forpliktelse eller samtykke fra den registrerte.
 

Kameraovervåkning av våre eiendommer

Det er iverksatt kameraovervåkning på spesielt utsatte områder for å forebygge og avdekke straffbare handlinger samt ivaretakelse av eiendom og sikkerhet til de som ferdes på eiendommen. I den forbindelse behandles det videobilder av personer/kjøretøy som har beveget seg i kamerovervåkede soner. Det rettslige grunnlaget for behandlingen er vår berettigede interesse i å forebygge og forhindre straffbare handlinger på våre eiendommer og ivareta sikkerheten til de som ferdes på området. Det informeres tydelig om at overvåkning skjer på eiendommene hvor dette er installert. Videomaterialet vil slettes automatisk etter 7 dager. Rekreasjonsområder (pauserom, kaffebarer) og toaletter er ikke kameraovervåket. Utlevering til uvedkommende skjer kun ved dokumentert rettslig forpliktelse eller samtykke fra den registrerte. 
 

Besøksregistrering til våre eiendommer

Vi registrerer besøkende til våre eiendommer for å varsle den som får besøk og for å sikre at besøkende til byggene våre fremgår av evakueringslister for det tilfelle det skulle skje en ulykke i bygget. Personopplysningene som behandles er navn, kontaktinformasjon, firmatilhørighet og navn på ansatt eller person med tilgang. Det rettslige grunnlaget for behandlingen er vår berettigede interesse i å administrere og sikre tilgang for besøkende til våre eiendommer og ivareta sikkerheten til de som ferdes på området. Utlevering til uvedkommende skjer kun ved dokumentert rettslig forpliktelse eller samtykke fra den registrerte. Lagring og sletting følger de til enhver tid gjeldende lover.
 

Besvare henvendelser som kommer inn til oss

For å motta og besvare henvendelser til Storebrand Eiendom, for eksempel via nettsidene våre. Dette kan innebære behandling av personopplysninger som navn, telefonnummer, e-postadresse og andre personopplysninger som måtte følge av henvendelsen. Behandlingen av personopplysninger skjer på grunnlag av en interesseavveining. Vi har vurdert det slik at dette ofte er nødvendig for å hjelpe deg med det du lurer på.
 

For å få informasjon om bruk av våre nettsider benytter vi informasjonskapsler (cookies)

En cookie er en datafil i din nettleser, som nettstedet kan bruke til midlertidig å lagre informasjon på tvers av sidevisninger. Noen cookies lagres i kort tid, innenfor ett besøk på nettstedet. Andre cookies har lengre levetid, sånn at vi kan kjenne igjen at det er den samme nettleseren som besøker oss over en periode på flere timer, dager eller måneder. Du kan selv slette cookies som egentlig har lang levetid, og på den måten bli oppfattet som en førstegangsbesøkende neste gang du besøker nettstedet. 
Cookies vi setter i nettleseren din kan bare leses av nettsider på storebrand.no. Noen cookies blir satt av programvare Storebrand kjøper fra andre, og de kan da leses både av Storebrand og av den aktuelle leverandøren av programvaren. Storebrand jobber for å minimere bruken av cookies som settes av Storebrand selv. 

Vi bruker cookies for å gi deg en best mulig opplevelse på sidene våre. Vi har delt alle cookies vi bruker i forskjellige kategorier: 

Nødvendige – Disse trengs for at nettsidene skal fungere, for eksempel for at pålogging skal fungere. Disse kan du ikke velge bort, men de slettes automatisk eller du kan slette dem etter at du har brukt sidene våre.

Funksjonelle – Disse kan du velge bort, men vil gjøre at noen funksjoner slutter å virke. Nettsidene vil fremdeles fungere, men vi "glemmer" hva du la i handlekurven ved forrige besøk, du må fylle inn informasjon på nytt, og lignende.

Statistikk – Vi bruker cookies til å få informasjon om hvordan sidene brukes, og den informasjonen blir best om vi kan kjenne igjen besøkende fra tidligere besøk. Vi bruker Google Analytics, men vi gjør det på en sånn måte at Google ikke får vite at det er akkurat deg eller ditt utstyr som besøker sidene.

Markedsføring – Vi kan bruke cookies til å fange opp at du besøker oss fordi du har sett en annonse. Vi kan også bruke informasjon om at du har besøkt våre nettsider til å følge deg opp på forskjellige måter i ettertid. Hvis du ikke er innlogget er det ikke deg som person vi kjenner igjen, men nettleseren du bruker. 

Samtykke til bruk av cookies for markedsføring omfatter mange forskjellige mulige funksjoner: 

Adferdsdata: Registrering av dine sidevisninger og adferd. Informasjonen kan deles med de nettsidene hvor vi annonserer. 

Gjenkjenning: Bruker informasjon om ditt besøk på storebrand.no til å styre annonser på andre nettsteder. 

Kobling av enheter: Slår sammen informasjon om din bruk av nettsidene på tvers av forskjellige PC-er, mobiltelefoner og nettbrett du bruker. 

Informasjonsdeling: Vi kan dele anonymisert informasjon om deg og dine besøk på storebrand.no med våre samarbeidspartnere.

Datakobling etter gjenkjenning: Når du identifiserer deg, kobler vi også handlinger du utførte før identifiseringen til deg. Det lar oss forstå bedre hvilke markedsføringsbudskap du har mottatt for eksempel i forkant av at du kjøper et produkt eller logger inn for å bruke en av våre tjenester.
Du velger selv om du vil tillate cookies som er funksjonelle, statistiske eller som brukes til markedsføring. Du kan når som helst endre dine innstillinger.
 

Slik avviser eller sletter du cookies

På nettvett.no finner du en generell oppskrift på hvordan du kan slette eller avvise cookies i nettleseren du bruker. Du kan når som helst endre dine samtykker, per kategori, fra siden hvor du finner personvernerklæringen vår.

Vi har noen samarbeidspartnere som også plasserer cookies i nettleseren din når du besøker Storebrands nettsider. Bruk følgende lenker hvis du ønsker å reservere deg mot disse: 

• MyNewsdesk
• Google
• Finn

Utlevering av personopplysninger til andre

Vi gir ikke personopplysningene dine videre til andre med mindre det foreligger et lovlig grunnlag for slik utlevering. Eksempler på slikt grunnlag vil typisk være en avtale med deg eller et lovgrunnlag som pålegger oss å gi ut informasjonen. 
Storebrand bruker leverandører som behandler personopplysninger for oss blant annet for å utføre IT-tjenester. Vi inngår databehandleravtaler med leverandørene våre, og de regulerer alle personopplysninger som deles med disse. Leverandørene kan ikke bruke opplysningene til andre formål enn det de er innhentet til, og som er beskrevet i denne erklæringen. Egne databehandleravtaler regulerer alle personopplysninger som deles med disse leverandørene. Leverandørene kan ikke bruke opplysningene til andre formål enn det de er innhentet til. Enkelte av leverandørene har virksomhet i land utenfor EØS. Overføring av personopplysninger til virksomheter i land utenfor EØS, kan bare gjøres dersom det foreligger gyldig grunnlag for overføring som garanterer et tilstrekkelig beskyttelsesnivå for behandling av dine opplysninger, som for eksempel ved bruk av EU-kommisjonens godkjente standardkontrakter, Standard Contractual Clauses (SCC), eller gyldige bindende konsernregler, Binding Corporates Rules (BCR). I tillegg til et gyldig overføringsgrunnlag må det foreligge tilstrekkelige garantier for vern av personopplysningene.
 

Lagringstid 

Vi lagrer dine personopplysninger hos oss så lenge det er nødvendig for det formål personopplysningene ble samlet inn for. Opplysningene slettes når vi ikke lenger kan ha forpliktelser etter avtalen du har inngått med oss eller annet regelverk. Hvis du har spørsmål om sletting av dine personopplysninger, kan du sende en sikker e-post til Storebrands personvernombud på personvernombud@storebrand.no. 

Vi anonymiserer data som brukes til statistikk og analyse når det er mulig. Hvis statistikken eller analysen ikke kan gjennomføres på anonymiserte data, maskerer vi opplysningene vi bruker for å ivareta personvernet ditt.
 

Parkeringsanlegg

Eiendommer med egne parkeringsanlegg har i tillegg kameraovervåkning som foretas av parkeringsoperatør, som også er behandlingsansvarlig for dette. Henvendelser i den forbindelse bes rettet til aktuell parkeringsleverandør.  

Dine rettigheter når vi behandler personopplysninger om deg 

Du har rett til å kreve innsyn, retting eller sletting av personopplysningene vi behandler om deg. Du har videre rett til å kreve begrenset behandling, rette innsigelse mot behandlingen og kreve rett til dataportabilitet. Du kan lese mer om innholdet i disse rettighetene på Datatilsynets nettside:  www.datatilsynet.no.

Hvis du har behov for ytterligere innsyn, kan du sende en sikker e-post til Storebrands personvernombud på personvernombud@storebrand.no. Da trenger vi følgende opplysninger fra deg:

• hvilke Storebrand-selskaper du ønsker innsyn i
• om du ønsker informasjon fra en bestemt tidsperiode

Du får svar fra oss så raskt som mulig og senest innen 30 dager. 

Vi vil be deg om å bekrefte identiteten din eller å oppgi ytterligere informasjon før vi lar deg ta i bruk dine rettigheter overfor oss. Dette gjør vi for å være sikre på at vi kun gir tilgang til dine personopplysninger til deg - og ikke noen som gir seg ut for å være deg.

Du kan til enhver tid trekke tilbake ditt samtykke for behandling av personopplysninger hos oss. 
 

Klager

Dersom du mener at vår behandling av personopplysninger ikke stemmer med det vi har beskrevet her eller at vi på andre måter bryter personvernlovgivningen, så kan du klage til Datatilsynet.

Du finner informasjon om hvordan kontakte Datatilsynet på Datatilsynets nettsider: www.datatilsynet.no.